Merancang dan Mengevaluasi Event-Event di Indonesia

 

SurveyMonkey vs. Google Forms

Makna event saat ini

Event kini telah menjadi satu-satunya hiburan offline yang dapat memberikan kenikmatan tersendiri bagi para tamu dan undangan. Sebut saja misalnya event musik, dimana berbagai negara seolah berlomba-lomba membuat event musik di negaranya dengan mengusung band-band luar negeri atau yang sudah dicap “beken” oleh dunia. Dan para tamu yang menghadiri event musik secara LIVE biasanya akan mendapatkan kepuasan tersendiri dan pengalaman yang tidak terlupakan.

Bagaimana merancang event yang diinginkan para tamu?

Jawaban yang paling efektif dan efisien adalah survei online. Mengapa survei dan mengapa online? Melihat banyaknya kalangan yang akan menghadiri event ini dan mengingat kini dunia sudah beralih ke digital—dimana orang cenderung tidak ingin membuang waktu untuk menemui Anda demi berbicara langsung dengan Anda—maka survei online menjadi solusinya.

Survei online

Survei online bisa dilakukan di mana saja, kapan saja, dan untuk kebutuhan apa saja, termasuk merancang dan mengevaluasi event. Salah satu event yang paling sering diselenggarakan di Indonesia adalah event kuliner. Event kuliner ini biasanya diadakan di tempat yang berbeda-beda dengan tema kuliner tertentu.

Publikasi Event Melalui Survei

Sebelum mempublikasikan sebuah event, Anda sebagai pihak penyelenggara tentunya ingin tahu event seperti apa yang dibutuhkan atau disukai orang, misalnya bentuk workshop, networking, seminar, atau mungkin party. Tentunya setiap bentuk event ini harus selalu relevan dengan pihak yang menyelenggarakannya.

Event populer di Indonesia

Bicara tentang event, Indonesia kini semakin gencar menyelenggarakan event—di berbagai bidang. Konser musik, expo atau pameran teknologi / digital / pendidikan, event komunitas, atau event yang saat ini selalu terdengar setiap tahun atau bahkan setiap bulan—seminar. Berbagai macam event ini biasanya rutin dilakukan entah setiap bulan, setiap tiga bulan sekali, atau setahun sekali.

  • Event kuliner

Misalnya, event yang diberi “Market & Museum” yang diadakan di beberapa tempat di Jakarta. Event ini memang tidak 100% kuliner, karena juga terdapat beragam pernik fashion dan aksesoris tersedia. Ada juga event kuliner outdoor dengan tema berbeda setiap tahunnya, seperti “Festival Kuliner” yang diselenggarakan oleh perusahaan properti, Summarecon. Dan yang sedang nge-tren saat ini adalah event kuliner berkonsep food truck—dan masih banyak lagi.

  • Event workshop dan seminar

Event kedua yang sering diselenggarakan di Indonesia adalah seminar dan workshop. Di sekolah, kampus, kantor, maupun perusahaan sering menyelenggarakan dan mengikuti event ini dengan tujuan untuk mendapatkan sesuatu informasi yang baru.

SurveyMonkey dalam merancang event

Untuk merancang kedua event ini, ada cara yang sangat sederhana yang disediakan oleh perusahaan penyedia jasa survei, SurveyMonkey. Di antara berbagai template yang disediakan oleh SurveyMonkey, ada sebuah tema spesifik yang dapat Anda gunakan untuk mulai merancang event Anda—yaitu template Event.

  1. Gunakan template “Event” dalam SurveyMonkey

Di dalam pilihan tema ini, Anda dapat memilih kembali template yang lebih spesifik. Misalnya jika Anda ingin melakukan survei kepada orang-orang yang Anda targetkan mengenai event workshop atau seminar yang akan Anda buat, Anda dapat menggunakan template Event Planning.

  1. Sebarkan formulir survey Anda

Setelah merancang formulir Anda yang Anda ambil dari template Event, SurveyMonkey juga membantu Anda dalam menyebarkan formulir Anda. Ada beberapa cara yang ditawarkan, yaitu melalui email, Facebook, dan website. Anda bisa mengirimkan formulir Anda kepada email list Anda, atau menggunakan newsfeed Facebook Anda, dan bisa juga memasukkan formulir Anda ke dalam website atau link dengan menggunakan pop-up window di website Anda.

  1. Melaksanakan event berdasarkan hasil survei

Setelah formulir tersebar dan Anda mendapatkan berbagai kritik dan saran, Anda sudah dapat mengambil kesimpulan konsep seperti apa yang akan Anda pakai untuk event yang akan Anda buat. Selanjutnya, jika event sudah terlaksana, bukan berarti tugas Anda sudah selesai.

Mengumpulkan feedback tamu melalui survei

Anda harus mengetahui respon mereka yang menghadiri event Anda, entah event Anda berupa event musik, kuliner, pameran digital, maupun seminar, Anda wajib melakukannya untuk mengetahui apa saja kekurangan event Anda dan bagaimana cara Anda memperbaikinya di event selanjutnya.

SurveyMonkey dalam mengevaluasi event

Anda tidak akan membuat event hanya sekali seumur hidup bukan? Tentunya Anda akan merancang event-event ke depan untuk pelanggan atau kolega Anda seiring berkembangnya bisnis anda. Setelah event pertama selesai, sekarang apa yang harus Anda lakukan? Lagi-lagi survei. Dan lagi-lagi, SurveyMonkey menyediakan template untuk mengevaluasi event yang baru saja Anda laksanakan.

  1. Gunakan template General Event Feedback

Apapun bidang event Anda, Anda dapat menggunakan template General Event Feedback untuk mengetahui dan mendapatkan feedback dari para tamu Anda.

  1. Kirimkan formulir kepada tamu (jika Anda sudah memiliki contact para tamu)

Ketika Anda sudah mendapatkan feedback dari para tamu Anda, Anda dapat menggunakan hasil survei tersebut untuk mengevaluasi dan memperbaiki event-event Anda selanjutnya.

  1. Jika Anda belum memiliki contact para tamu

Bahkan jika Anda membutuhkan contact para tamu Anda yang akan menghadiri event untuk mengundangnya ke event Anda selanjutnya pun SurveyMonkey sudah menyediakannya terlebih dahulu. Dengan menggunakan template Contact Information pada kategori Event, Anda dapat mengumpulkan contact para tamu Anda dengan mudah dan cepat.

Keuntungan template SurveyMonkey

Dengan tersedianya template dengan tema spesifik seperti yang disediakan oleh SurveyMonkey, Anda tidak perlu lagi membuang waktu Anda untuk memikirkan pertanyaan-pertanyaan apa yang harus Anda lontarkan untuk mendapatkan masukan mengenai event seminar Anda. Selanjutnya, Anda dapat langsung menyebarkan formulir tersebut ke orang-orang yang menurut Anda relevan dengan tema event yang akan diselenggarakan.

Kesimpulan

Membuat event besar yang logikanya akan membuang banyak waktu dan tenaga pun tidak dapat dibuktikan dengan melakukan survei menggunakan berbagai macam template di kategori Event di SurveyMonkey. SurveyMonkey memungkinkan Anda merancang event berkualitas dan menjangkau para tamu dengan cara yang mudah dan membantu Anda mengevaluasinya dalam waktu yang singkat demi merancang event-event yang lebih baik ke depannya.