Check SCREEN READER MODE to make this survey compatible with screen readers.
PENILAIAN AUDIT KENDIRI PENGURUSAN SISTEM DOKUMEN DAN FAIL PUSAT TANGGUNGJAWAB UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA
Pengurusan dokumen dan fail merupakan bidang pengurusan yang bertanggungjawab bagi mengadakan kawalan secara efisyen dan sistematik ke atas pewujudan, penyenggaraan dan pelupusan rekod. Kawalan ini termasuk proses penawanan bukti dan maklumat mengenai aktiviti dan transaksi urusan organisasi dalam bentuk rekod. Ini adalah kerana rekod yang diwujudkan dapat membuktikan segala tindakan yang telah dibuat serta sebagai bahan rujukan dalam merujuk/ membuat keputusan.
Bagi memastikan Pengurusan Dokumen dan Fail Universiti Teknologi Malaysia sejajar dengan Panduan Pengurusan Rekod Awam (Cetakan 2016) yang dikeluarkan oleh Arkib Negara Malaysia, semua Pegawai Rekod dan Kerani Fail di Pusat Tanggungjawab dipohon untuk mengisi Borang Penilaian Audit Kendiri bagi melihat kadar kepatuhan terhadap panduan sedia ada serta bagi tujuan penambahbaikan.
Borang penilaian ini terbahagi kepada 6 seksyen iaitu:
Seksyen A - Dokumen Rujukan PTJ/Fakulti Berkaitan Pengurusan Rekod Seksyen B – Maklumat Asas Pengurusan Rekod PTJ Seksyen C – Pendaftaran & Penawanan Rekod Seksyen D - Akses Dan Kawalan Pergerakan Fail/Rekod Seksyen E – Penutupan Fail Seksyen F – Pelupusan & Simpanan Kekal Rekod